Как происходит документооборот в строительстве?

Как происходит документооборот в строительстве?

Автоматизировать документооборот в строительстве достаточно сложно. Дело в том, что здесь нет определенных стандартных режимов работы, как, например, в металлургии или торговой деятельности. На строительных площадках документация разная, причем, она может отличаться в зависимости от специфики строящегося объекта.

Но это не значит, что организовать документооборот не получится, просто для этого используются более сложные программы. Оригиналы документов должны храниться отдельно. Их электронные копии систематизируются, и тоже отправляются на хранение. Для бумажной документации может использоваться сургуч. Но его применение не всегда является обязательным.

Документооборот включает в себя не только хранение чертежей, смет и прочих документов. Также это предполагает их рассылку в определенные инстанции. При использовании электронной программы, данный процесс значительно упрощается. При этом нет необходимости вообще рассылать документы, так как каждый работник компании получает доступ к тем архивам, которые будут нужны для его дальнейшей работы.

То есть, если человек работает в бухгалтерии, то ему необходимо иметь доступ к сметам, договорам на поставку строительных материалов и прочим подобным документам. Чертежи, а также конструкторская документация для него не важна, потому к ней для него доступ может ограничиваться администратором. Это же касается и конструкторов, которым совсем не обязательно вникать в финансовые дела строительной компании.

Если компания не хочет применять данные программы самостоятельно, то ее руководство легко найдет специалистов, используя промышленный портал www.ru.all.biz. Они смогут осуществлять документооборот строительной фирмы дистанционно. В этом случае работа будет немного усложнена.

Использование программы позволяет хранить документы с использованием определенных стандартов. То есть, все они будут содержаться так, как того требуют контролирующие органы. Если в фирму придет проверка, то предоставить для ее представителей необходимые документы будет очень легко.

Программы оснащаются специальной поисковой системой, которая по ключевым словам поможет быстро найти тот или иной документ. Это упростит работу в том случае, если срочно нужно найти какие-нибудь важные сведения. Но самое главное, что работа программы очень простая, так что не потребуется дополнительное обучение персонала.